Par Guylaine Maltais

Grâce à l’initiative de Cédric Moro, partenaire des médias sociaux dans la gestion des urgences, situé aux Iles de Malte, nous avons tenu, lundi matin le 15 octobre, notre tout premier «chat» portant sur le sujet. Un peu plus d’une demi-douzaine de personnes ont en effet pris part à cette discussion que vous pouvez retracer ici #MSGUchat.

Après avoir donné les règles du jeu et le thème : « Quels outils pour les MSGU », voici les sujets de discussion lancés par Cédric:

1) Pas d’outils performants sans un bon matériel, qu’est-ce que cela veut dire?

2) Quels sont les logiciels gratuits disponibles et qu’apportent-ils?

3) Dans quel outils payants pensez-vous investir?

4) Quels outils aimeriez-vous voir être développés?

Sachez que la discussion a eu lieu entre des utilisateurs, partenaires situés principalement en France, aux Iles de Maltes ainsi qu’ici au Québec.  Il est donc possible que les outils mentionnés puissent différer d’un pays à l’autre. Beaucoup d’échanges passionnants qu’il me fait plaisir de vous résumer afin de vous faciliter la vie.

Une base

D’entrée de jeu, peu importe les outils technologiques dont vous vous servirez, assurez-vous de trois choses :

1) entraînez-vous AVANT que ne survienne l’urgence, par exemple en manipulant les réseaux et logiciels à froid.

2) Ayez un matériel informatique confortable pour les MSGU (PC puissant avec 2 grands écrans reliés à la même unité centrale et au même système d’exploitation). Cela permet d’avoir un champ de vision élargi des outils de monitoring MSGU. Pour les téléphones cellulaires (portables pour la France), optez pour un téléphone récent (3 à 4 ans max) avec un écran large et une grande autonomie de la batterie. Possédez également un ordinateur portable aussi avec une bonne autonomie et un écran ni trop petit (confort d’utilisation des logiciels MSGU), ni trop grand (diminue l’autonomie de la batterie). Un écran de 13 pouces est l’idéal.

3) Dans la mesure du possible, soyez présent, dès le début de l’urgence afin de ne rien manquer. Vérifiez aussi si un hashtag, mot clic précédé d’un #, pour l’événement a déjà été créé sur Twitter. Si oui, utilisez-le et si non, crééez-en un le plus vite possible.

Matériels et technologie mobile

Ayez un maximum de connexions à votre portée : bas et haut débit, fibre optique, téléphonie classique et technologie mobile 3G, et pourquoi pas une connexion satellite, plus chère mais très fiable.

En cas de panne électrique, assurez-vous d’avoir une autonomie pour vos outils :

  • ordinateurs portables avec la plus grande autonomie d’au moins 5h.
  • Si possible, ayez des batteries de secours externe, connexions 3G et wi-fi sécurisées, onduleurs longue durée (pour éviter les surtensions sur les machines puis, surtout, pour alimenter le modem si vous n’avez pas de groupe électrogène), groupes électrogènes ou autres sources d’alimentation d’appoint (batterie, panneau solaire, éolienne).
  • Pensez aussi à l’utilisation des SMS (messages textes) très efficaces, voire plus que les communications téléphoniques, lorsque les réseaux sont saturés ou ne fonctionnent pas.

Une équipe virtuelle éloignée du point névralgique de l’urgence peut aussi devenir un atout indispensable car elle ne subira pas les effets des dysfonctionnements des réseaux (électricité, mobile, internet). Concrètement nommée VOST pour Virtual operation support team, il s’agit d’une équipe de support pour les opérations virtuelles ou digitales pour un événement X. Pas encore connue au Québec (un billet à ce sujet suivra ici cette semaine) et encore peu utilisée en France, espérons que les VOST prennent de l’ampleur dans nos pays respectifs!

Outils et logiciels gratuits

Quant aux outils disponibles gratuitement, n’importe quelle organisation peut apprendre rapidement à les utiliser. Ceux qui ressortent par leur puissance et leur simplicité d’utilisation sont :

Ces derniers permettent de retracer l’historique de ce qui a été dit en inscrivant le hashtag concerné. À titre d’exemple, pour notre chat, Ludovic Blay a créé un storify que vous pouvez consulter ici.

Un incontournable est sans contredit Ushahidi. Provenant du Kenya ce logiciel est fort utile pour concevoir des cartes à partir de tweets mais aussi de SMS envoyés lors de situations d’urgence grave (mode dégradé comme le disent mes amis Français, dont Ludo l’explique par : «situation difficile pendant laquelle on n’a plus tous le confort et tous les outils dont on dispose en temps normal»). Bien évidemment, il faut savoir reconnaître le ou les outils et logiciels qui correspondent le mieux à vos besoins.

Avec Google Crises Response il est également possible de rechercher des personnes disparues ou suivre des alertes. Un bon logiciel gratuit à utiliser est également CrisisTracker.

À ma grande surprise, j’ai su qu’il était aussi possible d’enregistrer, sur Google, un hashtag afin de savoir tout ce qui se dit sur le sujet et ce, sans particulièrement  y veiller. L’information s’y insère régulièrement comme dans un tableau excel. À titre d’exemple  Quant à la procédure, vous pourrez trouver ici. Cependant, attention, car elle n’est pas forcément évidente).

Prévoyez ces outils et méthodes dans votre plan d’urgence

Idéalement, une nouvelle section devrait être créée dans votre plan de mesure d’urgence et porter sur les médias sociaux en gestion des urgences. Ainsi, vous pourriez y intégrer les outils que vous comptez utiliser. Tout comme, les stratégies, la formation, la relève également associée à ces façons de faire 2.0 Nous en parlerons évidemment dans un prochain billet, suivant un prochain chat!

Merci à Frédéric Bouchet, Ludovic Blay et Cédric Moro pour leur collaboration dans la rédaction de ce billet très technique.  Notons spécialement l’instauration de ce chat par Cédric Moro,  nous permettant ainsi d’effectuer un pas de géant dans le domaine! Tout à ton honneur Cédric!

Vous souhaitez suivre les chats des MSGU? Nous vous donnons rendez-vous à tous les lundis, 9h (Québec) et 15h (France)! Vous n’aurez qu’à suivre le #MSGUchat! Pour nous suggérer des idées de thèmes à aborder,  faites-nous connaître vos propositions jusqu’au jeudi soir précédent en utilisant le #MSGUchat.

Alors, y serez-vous?