Votre organisation (municipalité, industrie, commission scolaire, etc.) a son plan d’urgence ? Bien ! Elle a décidé d’accorder de l’importance aux communications ? Re-Bien ! Toutefois, a-t-elle identifié, voire nommé un ou une responsable des communications ? Non ? Voici quelques éléments simples démontrant pourquoi ce rôle n’est pas nécessaire, mais bien ESSENTIEL.Resp des Comm

Aie-je besoin de vous dire que les urgences ne prennent pas rendez-vous ? Elles arrivent comme ça, pratiquement tout le temps sans s’annoncer. Et vous croyez qu’en tant que décideur, qu’élu et à la fois porte-parole lors d’une urgence, vous aurez le temps de gérer tout ce qui suit :

  • s’assurer de la communication interne ;
  • préparer des lignes de presse ;
  • rédiger les communiqués de presse et envoyer les convocations ;
  • prendre en charge les multiples demandes médias qui vont entrer (sans compter celles qui parviendront de la presse anglophone !) ;
  • veiller ce qui se dit sur les médias sociaux ;
  • alimenter vos comptes Facebook, Twitter, Instagram, etc. et répondre aux questions ;

Vous souhaitez vraiment que je poursuive ?

Chacun son terrain de jeu

Je ne suis pas en train de juger de vos capacités. Toutefois, en urgence, la vitesse est Grand V. De plus, elle arrive rarement entre 8h30 et 16h30 et perdure souvent. Vous aurez besoin des compétences de tous les membres de votre équipe et vous voulez avoir un responsable des communications dans votre équipe, dans votre comité municipal de sécurité civile, dans votre cellule de gestion de crise. Car un communicateur…

  • pense en communicateur ;
  • aura la population à l’esprit ;
  • est formé pour communiquer ;
  • sa contribution est aussi importante que celle des intervenants terrain, des approvisionneurs, des ingénieurs ;
  • fait partie de l’équipe et doit aussi faire partie des décisions, car il peut influencer les vôtres au sens positif.

Comme aux échecs, prévoyez des coups d’avance

Évidemment, vous ne serez pas surpris de lire qu’il est conseillé d’identifier et de nommer cette perle en amont d’une urgence. Voici, entre autres, pourquoi :

  • cela vous permettra d’établir le lien de confiance mutuelle ;
  • permettra à cette ressource indispensable de connaître votre organisation ;

Elle pourra ainsi :

  • prendre connaissance de votre plan de mesures d’urgence et des risques identifiés ;
  • déjà prévoir les communications d’urgence.

Gardez surtout en mémoire (et comme nous débutons une nouvelle année, ce serait une bonne résolution à prendre) :

Faites en sorte que votre communicatrice/votre communicateur (votre équipe de communication, si tel est le cas) ait accès et travaille autant que possible avec tous les secteurs de l’organisation ayant un rôle à jouer en urgence. En sécurité civile et en gestion de crise, travailler seul et en silo est à PROSCRIRE ! Vous connaissez le proverbe : «Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin.»

La planification des communications peut s’avérer longue et complexe, toutefois, y penser et la réaliser en amont vous fera gagner un temps précieux. Temps que vous avez rarement en trop. C’est aussi là que nous pouvons vous accompagner et guider votre ressource/votre équipe en communication. Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider.

Un(e) responsable des communications en cas d’urgence : est-ce un rôle vraiment nécessaire ? Non! Il est ESSENTIEL ! Avez-vous le vôtre ?

Psst !! Une nouveauté s’en vient, suivez-nous dans les médias sociaux pour savoir de quoi il s’agit.